社會新鮮人 必學的管理術

上班族，特別是社會新鮮人的疑惑，就是對時間和工作安排感到困擾。特別是有突發情況或必須接受突如其來的工作時，更是讓人抓狂！怎麼辦呢？
不要著急，你可以試著從兩方面下手，善用你的記事本和整理文件，你就可以應付自如了。
“不少人每天花費很多時間在“找東西”，然而，高效率的工作者都擁有，一秒鐘就在茫茫大海中撈到關鍵檔案的能力！”


管理文件6秘訣
當你急著要找資料時，你的桌面卻佈滿各種文件，現在就要的那篇就是找不到，怎么辦？你在翻箱倒櫃，急得像熱鍋上的螞蟻時，發現老闆的臉色越來越難看……
不少人每天花費很多時間在“找東西”，然而，高效率的工作者都擁有，一秒鐘就在茫茫大海中撈到關鍵檔案的能力！但是文件這么多，要如何才能輕輕鬆鬆整理五花八門的文件呢？


◆秘訣一：讓各種文件穿上一樣大的衣服
尺寸規格化、編碼規則化，將大部分的文件尺寸規格化才方便整理，而且不會顯得雜亂。
一般建議用A4大小的資料夾統一收納整理，像是名片、書籤、DVD等都有A4 size的市售收納夾，若是大小不一的文件如DM等，也可以統一使用A4透明夾收納后再分類。


◆秘訣二：分類5個不嫌多，10個恰恰好
依照你的工作需要做分類，可以依時間分類，或是依照主題分類。
建議先將你的所有文件分成五到十個大分類，例如“年度計劃”、“企劃專案A～D”、“行銷活動A～C”、“客戶資料”、“常用表單”等，在每個大分類中，再細分出小分類。
分類要有系統架構便于尋找，不是隨便開幾個新資料夾放文件就是分類，分類太少或分太細都是自找麻煩，若超過20個分類就表示分太細了，這樣反而使你難以記住東西該放在哪裡，可以考慮把內容較少的幾個分類合併成一個。


◆秘訣三：善用標籤註明日期和摘要，方便尋找
統一在文件某處寫上重點摘要，例如重要的人事時地物等，可以讓你一看就知道這是什么文件，不用再花時間整份重看。然而，要記住的是，不要用便利貼或N次貼來當標籤，因為它們很容易掉落！反而害你白做工。
此外，特別建議設一個“待辦”資料箱，每天一早在工作前，先將當天要處理的文件，分類后統一放到“待辦”的資料箱中，如此一來，可以讓你的工作更順手，也不怕臨時找不到重要的文件了！而在下班前，記得檢查資料是否清空，並將今日處理完的文件按照“秘訣二”妥善歸檔。


◆秘訣四：別讓書躺著！讓你的書“站起來”
書或資料要豎著排列，不要橫著放。書和文件一旦橫著放，就會遮住下面的東西，容易讓你忘記下面還有哪些文件，也造成拿取的困難。
想一想，要從一堆橫著堆疊的文件中，拿出放在中間的一份，豈不是像從疊疊樂中抽出下層木塊一樣困難，豎著排列是不是清楚又好拿多了！而且，豎著拿可以維持要用就能立即取出的狀態，如果資料太多，就要考慮將不用的資料丟棄了。


◆秘訣五：處理信件、賀卡、邀請函等日常文件
每個月收到的信件和卡片很多，也是造成你文件找不到的來源！
建議每天一進辦公室就先看看今天有哪些信件，立即排出時程處理重要事件，並且把有興趣的研討會和邀約寫到記事本，下班前再整理今天新增信件即可。
一般人常常花很多時間開關電郵信箱，收件的行為一天可能重複十幾次，這樣不僅容易打斷工作，也會讓你分心！其實，一天兩次就足夠處理所有信件，這其中除非是突然有緊急重要的信件，否則不要分心去處理，因為大部分的信件，其實不是很重要！
若收到廣告和沒有價值的就立刻丟掉，降低被無用資訊干擾的機會。


◆秘訣六：今天就讓文件找到家
“整理，也要今日事今日畢”是最重要的觀念，拿到文件或資料后，立刻花一分鐘瀏覽，並標示出重點，需要處理的立刻處理，而較不重要的資料，可以統一放在一個資料夾，等待休息時間再分類。
但要記得，所有文件當天一定要處理完畢，因為不立刻處理，信件會越積越多，反而連堆積到重要的公文、信件都忘記回了。
“立刻處理！並記下重點”是文件經常保持井然有序的秘訣之一。拿到文件，就要順手整理，不然等資料累積多了，要重新整理會更困難。
資料要經過處理才能活用，有需要的才留下來，看到有用的資料立刻歸類保存，不需要的就大方丟棄吧！


安排記事本 重要觀念
在安排記事本時，書中有幾個重要觀念，一定要記下：
1）記事本是自我的人生腳本，而時間管理是為了得到自我成就感與喜悅，而不是讓自己感到挫折。
2）使用記事本的目的，是為了縮短時間、減少壓力，讓自己變的更快樂。
3）隨身攜帶，並且隨時翻閱記事本，是時間管理的重要秘訣。
4）培養計劃力的五大步驟：‧確立每件想做的事‧化成具體“數字”。決定先后順序‧具體算出能使用的天數‧記在記事本上 。
5）我們每個人都不是獨自活著，因此，訂立一個能夠提升、應付偶發事件能力的計劃是很重要的。
6）依個人習慣，瞭解自己在不同時段的工作效率差異，在最適合的時段，做最適合的事情。
7）將夢想轉換成行動計劃，確實地寫在記事本上，若不將其化成行動，人生就不會有任何改變。如，哪一天的幾點到幾點要去健身房，確實地寫在記事本上。


確立目標 活用記事本
要如何善用你的記事本呢？日本著名漫畫家弘兼憲史，在《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，要活用記事本，第一步就是要確立目標。


（一）工作排程第一步：確立目標。
回想求學時代，你是否曾經設定這樣的目標：“要進入XX大學，考試必須有XXX分，數學要考A分以上、英文要考B分以上……”
學生時代學到的，沒道理工作以后就不能用，先確立自己想要達成的“主目標”，然后以樹枝狀展開，將主目標分解成數個階段目標，就能具體看見自己從現在起該做什么，並以此安排行事曆。


（二）用倒推法擬定計劃：從終點開始反推算。
“綿密“的安排是達成目標的關鍵，”弘兼憲史表示，要達成目標，確認“在哪個時刻前要做到哪些事”十分重要。他建議以“倒推法”來做規劃，先計算出下一個階段目標，距離現在大約還有多少時間，以擬定出詳細的“年度計劃”、“單月計劃”、“單周計劃”和“單日計劃”，並逐一填進行事曆中。


（三）在顯眼處寫下“一年目標”、“思考年度計劃”：是年度目標最終能否達成的先決要件。
兼憲史建議的做法是，將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務必寫得翔實。必要時，也可將各項年度目標加框，或用粗體、色字特別標明，強迫自己每次翻閱行事曆時都會注意到，才不容易半途而廢。


（四）年行事曆：記下主要活動，把握全體樣貌。
有了年度目標后，接著還應在一年之初，在行事曆填上已知工作日程、重要企劃或私人活動，並用“←→”標示出哪些時段已被填滿，哪些仍屬空閒，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標，甚至粗略計算出相關花費。


（五）使用記號與色筆，標記“重大事項”。
每月開始時，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填入月行事曆，並在空白處醒目地標示。弘兼建議，可以螢光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來，或是將公事和私事用不同顏色做區分，務必做到“易于辨識”。不過，由于月行事曆可寫字的空間通常有限，所以文字力求簡潔，必要時使用代號也無妨。


（六）切割版面，讓工作規劃更合理完善在行事曆上區分出“上午和下午”“公事和私事”等空間。
這是弘兼憲史推薦的做法，有助于釐清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續被填入六項企劃案完成日，顯然難以達成，這時就必須及早重新安排工作。
除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出“不是自己的預定事項”（例如“週二至週五上司出差”）和“未確定的預定事項”（例如“週三下午總部主管可能會來”）這兩種資訊，因為它們往往會對行動安排產生重大影響，甚至打亂原訂計劃。